Ab dem 01. September 2024 ist die Leistungsabrechnung bzw. der DTA mit den Kranken- und Pflegekassen für ambulante Pflegedienste nur noch unter Angabe der lebenslangen Beschäftigtennummern möglich. Die Verwendung der Ersatzbeschäftigtennummer 999999997, die bisher bei fehlenden Kürzeln im Leistungsnachweis automatisch beim DTA aufgefüllt wurde, ist nicht mehr zulässig. Bei Nichtberücksichtigung können diese Rechnungen von den Kassen abgewiesen werden.

Das ist die LBNR im Detail

Die lebenslange Beschäftigtennummer (LBNR) wird im Rahmen des bundesweiten Beschäftigtenverzeichnisses der ambulanten Pflege (BeVaP) an ambulante Pflegekräfte vergeben und dient zur Abrechnung von Leistungen im Bereich der ambulanten Pflege. Die Einführung von BeVaP und LBNR geht auf das im Jahr 2020 beschlossene Patientendaten-Schutz-Gesetz zurück. Zwei Jahre später im August wurde das Beschäftigtenverzeichnis online gestellt und seit dem 1. Januar 2023 müssen die lebenslangen Beschäftigtennummern (LBNR) bei der elektronischen Abrechnung ambulanter Pflegeleistungen gemäß § 293(8) SGB V verwendet werden. Falls keine LBNR vorhanden ist, konnte bisher eine Ersatzbeschäftigtennummer genutzt werden. Diese Regelung gilt jetzt nur noch bis zum 31. August 2024. Danach muss die Abrechnung mit der LBNR erfolgen.

Haben Sie die LBNR noch nicht beantragt? Dann lieber heute als morgen. Auf dem Online-Portal der BeVaP finden Sie weitere Informationen zur Registrierung sowie auf der Hilfeseite ein Benutzerhandbuch zur Anmeldung.

So werden die LBNR in ACS-Ambulance in die Leistungsnachweise übergeben

Bei jedem Mitarbeiter, der Leistungen erbringt, müssen im ACS-Ambulance unter dem Menüpunkt  → Erfassung → Personal  die LBNR (→ BeVaP) sowie ein eindeutiges Personalkürzel hinterlegt sein auf der Seite Planung/Organisation. Beim DTA werden automatisch die Beschäftigtennummern über die in der Nachweisliste hinterlegten Mitarbeiterkürzel  für die Abrechnung zugeordnet.

Nach dem Öffnen des Leistungsnachweis des Patienten unter Abrechnung → Rechnungslegung gibt es drei Möglichkeiten die Kürzel der Mitarbeiter in die Abrechnung einzufügen:

Variante 1: Daten aus der Ist-Erfassung holen

Aktualisieren der Nachweisliste mit der Option „Daten aus der Ist-Erfassung holen“

(Automatische Übertragung der Einsätze aus der Ist-Erfassung mit Ist-Uhrzeit und Mitarbeiter-Kürzel in die Nachweislisten und automatische Speicherung der Beschäftigtennummern der Mitarbeiter in den Einsätzen über die Kürzel)

Variante 2: Daten aus der Einsatzplanung holen
Aktualisieren der Nachweisliste mit der Option „Daten aus der Einsatzplanung holen“

(Automatische Übertragung der Einsätze aus der Einsatzplanung mit Plan-Uhrzeit und Mitarbeiter- Kürzel in die Nachweislisten und automatische Speicherung der Beschäftigtennummern der Mitarbeiter in den Einsätzen über die Kürzel)

! Hier ist es notwendig zu überprüfen, ob tatsächlich alle Einsätze vom geplanten Mitarbeiter erbracht wurden. Falls nicht, müssen die Kürzel in den entsprechenden Einsätzen korrigiert werden.!

Variante 3: Kürzel manuell in die Nachweisliste eingeben

1. Aktualisieren der Nachweisliste mit der Option  „Daten aus der Leistungsplanung holen“ (Dabei werden die Einsätze mit den hinterlegten Uhrzeiten geholt, wenn dies vorher eingestellt wurde unter → Programmdienste → Systemeinstellung → Einstellungen Leistungsnachweis → Aktualisierung )

2. Manuelle Eingabe der Mitarbeiter-Kürzel: Klicken Sie dazu im Leistungsnachweis auf Einsatzzeiten. Die aktuellen Mitarbeiterkürzel werden an der rechten Seite in einer Spalte angezeigt. Markieren Sie das Kürzel, dass Sie eintragen möchten und hinterlegen Sie es mit Doppelklick in alle gewünschten Einsätze. Sie können auch mehrere nebeneinanderliegende Felder markieren und danach mit Doppelklick auf das Kürzel dieses auswählen. Für eine bessere Übersicht können Sie über die Auswahl „Bereiche“ einzelne Bereiche selektieren. Ist ein Bereich ausgewählt, werden nur die Mitarbeiter angezeigt, die dem Bereich zugeordnet sind.

Tipps & Hinweise

Über die rechte Maustaste können Sie die Mitarbeiter und Zeiten aus einer anderen Leistungsart übernehmen, d. h. wenn bei Ihnen Mitarbeiter gleichzeitig SGB V- und SGB XI-Leistungen erbringen, können Sie die Daten aus dem SGB V -Nachweis in den SGB XI-Nachweis übernehmen – oder umgekehrt. Es ist auch möglich, bei einem schon abgerechneten Leistungsnachweis noch Kürzel einzutragen oder zu ändern. Anschließend muss diese Eingabe zwingend aktualisiert werden. Klicken Sie dazu mit der rechten Maustaste in den
Leistungsnachweis und wählen Sie: Einsatzzeiten der Rechnung xxxxxxxx aktualisieren.